Eメールで嫌がられる内容

管理者が、メールの利用に関して嫌うものに、大きなファイルサイズの添付メールがあります。

例えば、10MB(メガバイト)程度のWord文書やExcelの文書を複数個添付して送ってくるメールや、1GB(ギガバイト)を超えるようなデータやプログラムを送ってくる場合です。

プロバイダーを利用する個人の場合、この手のメールは受信することができないケースもあります。
大きなサイズの添付を認めないプロバイダは数多く存在します。

社内にメールサーバを設置している場合でも、制限をしているケースが多いことでしょう。
最大10MB程度というのが一般的でしょうか…。

制限ないであれば、大きなファイルを送って良いか?というと、それも問題があるのです。

会社の場合、Aさん宛にメールを送った場合、そのコピーを保存していたり、補佐をしているBさんにコピーが送られたりと、メールが増えていくことがあります。
また、送ったメールアドレスがメーリングリスト用のアドレスだと、1通のメールが100名とか1000名の人に送られるケースも有るのです。

このようなことを踏まえた上で、添付するファイルは少し配慮してやる必要があります。
例えば、先のように1GBを超える添付メールを送った場合(もちろん、システムが受け取れるという前提で)、これが100倍、1000倍になって保管されるケースも有りうるのです。

これは、管理者にとっては頭の痛い問題で、利便性を上げるために大きなサイズの添付を許すと、メールシステムがダウンしてしまうこともあるのです。

じゃぁ、どうすればいいのか?

大量のファイル、大きなファイルを添付したい場合には、以下のような方法が一般的です。

  1. 自分のWebエリア(ホームページ用エリア)があれば、そこに保存する。
  2. 保存したアドレス(リンク)をメールで連絡する。
  3. メールを受け取った人は、リンクからダウンロードする。

この方法だと、ファイルは別に保存しておき、保存場所を知らせるだけなので、大きなファイルであっても特に問題はありません。

では、インターネット上にファイルを保管するスペース(Webエリア)を、持っていない場合はどうすればよいでしょう?

そのためのサービスがいくつも存在しています。
私がよく利用する(よく利用した)サービスを紹介しておきます。Flow

他にも「ファイル送信サービス」などで検索すれば、いろいろと見つかるはずです。

私は、最初に紹介したギガファイルをよく利用しています。
無料で利用でき、1ファイル2GBまで送ることが可能で、容量の制限がありません。会員登録すら不要です。

これらのサービスは、インターネット上に一旦ファイルを保存し保管してくれるサービスです。

有料・無料のサービスがありますので、よく調べて利用してください。
それぞれのサービスは、保管できる日数や、ファイル数、サイズなど異なっていて、特徴があります。
会員登録の必要な所、不要な所など…。

また、情報漏洩のリスクもありますので、利用規約などは目を通しておくべきだし、仕事で重要なファイルを送受信するなら有料のプランも検討した方がよいですね。

 

インターネット上の便利なサービスを、上手く活用してくださいね〜。